Para controlar o estoque de uma ótica, trate armações, lentes e acessórios com regras diferentes, classifique as armações pela curva ABC, defina um ponto de reposição para cada modelo que vende e conte por inventário rotativo, em vez de uma vez por ano.
Estoque parado é dinheiro parado na vitrine. Na maioria das óticas pequenas, a maior parte do capital de giro está imobilizada em armações, e uma fatia desconfortável dele em modelos que não vendem há meses. Se você nunca calculou essa fatia, ela costuma ser maior do que a intuição diz.
O problema quase nunca é falta de controle. É controle no lugar errado: uma planilha em que só uma pessoa sabe mexer, uma contagem anual em que ninguém confia, e decisões de compra tomadas pela memória do vendedor.
Este guia mostra como sair disso.
Como separar armações, lentes e acessórios?
Armação, lente e acessório não se comportam do mesmo jeito. Tratar os três com a mesma regra é a origem de metade dos problemas.
Armações são estoque físico, com giro lento e alta variação de modelo. Você compra para expor. O risco é obsolescência: a coleção envelhece.
Lentes são, na maioria das óticas, estoque sob encomenda: você compra depois de vender. O risco não é obsolescência, é prazo e retrabalho. O que precisa ser controlado aqui é o pedido em aberto no laboratório, não a peça na gaveta.
Acessórios (estojos, flanelas, líquidos, cordões) têm giro rápido e valor unitário baixo. Não merecem controle item a item, mas não podem faltar. Ponto de reposição simples resolve.
Se sua planilha trata os três em uma aba só, ela está te dando um número que não significa nada.
Como fazer a curva ABC das armações?
Pegue as vendas dos últimos 12 meses e ordene os modelos por faturamento acumulado.
- Classe A — os ~20% dos modelos que geram ~80% do faturamento. Nunca podem faltar.
- Classe B — os intermediários. Reposição normal, sem urgência.
- Classe C — a cauda longa. Aqui mora o dinheiro parado.
O número que interessa não é quantas peças você tem. É quantos dias de estoque cada classe representa:
Dias de estoque = (peças em estoque ÷ peças vendidas no período) × dias do período
Exemplo: um modelo com 8 peças no mostruário que vendeu 2 nos últimos 90 dias tem (8 ÷ 2) × 90 = 360 dias de estoque. No ritmo atual, a última peça sai daqui a um ano.
Uma armação classe C com 400 dias de estoque não é patrimônio, é prejuízo em câmera lenta. Ela vai sair na liquidação, com margem negativa, daqui a um ano.
Como calcular o ponto de reposição?
Reposição por "achei que estava acabando" gera dois erros ao mesmo tempo: falta do que vende e sobra do que não vende.
A conta é simples:
Ponto de reposição = (venda média diária × prazo de entrega em dias) + estoque de segurança
Exemplo real: um modelo classe A que vende 6 peças/mês (0,2/dia), com fornecedor que entrega em 20 dias e estoque de segurança de 2 peças:
(0,2 × 20) + 2 = 6 peças
Quando esse modelo chega a 6 peças, você já deveria ter comprado. Não quando chega a zero e o cliente vai embora.
Inventário rotativo ou anual?
O inventário geral de fim de ano é ruim por três motivos: fecha a loja, cansa a equipe e descobre a divergência 11 meses depois que ela aconteceu.
Troque por rotativo:
- Classe A — contar mensalmente (são poucos modelos, leva minutos).
- Classe B — contar trimestralmente.
- Classe C — contar semestralmente.
Cada contagem é curta e cabe numa manhã calma. E quando uma divergência aparece, ela é recente o suficiente para você descobrir a causa.
Quais erros de estoque mais custam caro?
- Comprar por coleção inteira. O representante fecha um mix de 30 peças e 8 são invendáveis na sua praça. Compre por modelo, com base no que já girou.
- Não dar baixa na hora da venda. Baixa no fim do dia vira baixa no fim da semana, que vira estoque fictício.
- Ignorar a armação em consignação. Ela está na sua vitrine, ocupa espaço de venda, e frequentemente some do controle.
- Tratar armação quebrada/mostruário como estoque bom. Infla o patrimônio e distorce a contagem.
- Não registrar a origem da saída. Venda, garantia, quebra e brinde saem do estoque pelo mesmo caminho, e depois é impossível saber onde o dinheiro foi.
O que medir todo mês?
Cinco números. Não mais que isso.
| Indicador | Como calcular | O que observar |
|---|---|---|
| Giro de estoque | CMV (custo da mercadoria vendida) ÷ estoque médio | Caindo mês a mês |
| Cobertura em dias | Estoque ÷ venda média diária | Subindo sem plano de compra novo |
| % do estoque parado 180d+ | Valor parado ÷ valor total | Qualquer tendência de alta |
| Ruptura em classe A | Modelos A zerados no mês | Qualquer valor acima de zero |
| Divergência de inventário | Diferença ÷ contado | Piorando entre contagens |
Repare que a coluna da direita fala em direção, não em números de corte. Não confie em benchmark de artigo: o giro saudável de uma ótica de bairro com foco em armação popular não é o de uma loja de rua com grife. Meça três meses, estabeleça a sua linha de base e passe a comparar a ótica com ela mesma.
Um exemplo de giro: uma ótica com CMV de R$ 60.000,00 nos últimos 12 meses e estoque médio de R$ 40.000,00, a custo, gira o estoque 1,5 vez por ano (60.000 ÷ 40.000). Em dias, são cerca de 243 dias de cobertura (365 ÷ 1,5): oito meses de mercadoria parada na loja, em média.
Se você acompanhar só esses cinco, já está à frente da maioria.
Onde um sistema ajuda de verdade
Nada acima exige sistema, só disciplina. O sistema torna essa disciplina mais barata: a baixa acontece sozinha na venda, a lista do que repor sai pronta, e a curva ABC é uma tela em vez de uma tarde de planilha.
O ganho maior é que a informação deixa de depender de alguém se lembrar de atualizar.
No LinceIA, a venda dá baixa no estoque, o Estoque mínimo é definido por loja no cadastro do produto, e o relatório Giro de estoque tem três abas: Giro e curva ABC (CMV, giro, cobertura em dias e a curva pelo faturamento), Repor (o que está abaixo do mínimo ou com cobertura curta, com a quantidade sugerida) e Parados (sem venda há 90, 180 ou 365 dias, com o valor a custo). O inventário pode contar só uma parte da loja (uma categoria, uma grife ou uma localização), o que serve ao inventário rotativo, e guarda o motivo de cada diferença. O passo a passo está em Estoque e inventário.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre giro de estoque e cobertura?
Giro é quantas vezes o estoque se renova no período: CMV ÷ estoque médio, a custo. Cobertura é quantos dias o estoque atual dura no ritmo de venda: estoque ÷ venda média diária. São a mesma informação vista de lados opostos: giro de 1,5 ao ano equivale a cerca de 243 dias de cobertura.
Lente entra no controle de estoque da ótica?
Na maioria das óticas, a lente é comprada depois da venda, sob encomenda ao laboratório. Aí o que se controla é o pedido em aberto e o prazo, não a peça na gaveta. Lentes prontas que a loja mantém em estoque, como as de visão simples mais comuns, entram no controle como qualquer produto.
O que fazer com armação parada há mais de 180 dias?
Primeiro, pare de comprar o modelo. Depois, tente trocar com o fornecedor, dê mais destaque no mostruário ou monte uma condição especial antes que a coleção envelheça mais. Quanto mais cedo a peça sai, menor o desconto necessário.