Entrada de mercadoria e fornecedores

Para dar entrada de mercadoria no LinceIA, abra Compras → Entrada de mercadoria, clique em Nova entrada, escolha o fornecedor, leia os produtos (ou use Importar XML da NF-e) e clique em Confirmar entrada: o estoque da loja e o custo de cada produto são atualizados.

A entrada de mercadoria registra a nota de compra do fornecedor: soma os produtos ao estoque da loja e atualiza o custo de cada um. Fica em Compras, no grupo Estoque do menu lateral (Entrada de mercadoria), e pede a permissão Gerenciar Produtos (as funções Gerente e Vendedor já têm). A entrada vai para a loja selecionada no topo do menu lateral — confira antes de começar.

Dar entrada numa nota

Clique em Nova entrada.
Em Nota fiscal, escolha o Fornecedor (ele precisa estar cadastrado — veja abaixo), informe o Número da NF (opcional) e a Data de emissão.
Em Itens, leia o Código de barras e tecle Enter, ou use Ou busque o produto. Ler o mesmo produto de novo soma 1 na quantidade.
Em cada linha, confira a Qtd. e o Custo unit. — ele vem com o preço de custo atual do produto na loja; digite o valor da nota. A lixeira tira a linha.
Em Custos adicionais, informe o Frete e Outras despesas da nota, se houver, e Observações.
Em Conta a pagar, decida se a conta do fornecedor já entra no financeiro (abaixo).
Confira Produtos, Frete e outras e Total da nota e clique em Confirmar entrada.

Só produtos com Controlar estoque ligado podem dar entrada. O código de barras lido é o Código GTIN (EAN-13) do cadastro do produto — veja Cadastrar produto. O botão Confirmar entrada fica desligado enquanto falta algo, e o motivo aparece embaixo dele.

Importar o XML da NF-e

O fornecedor manda, junto com a nota, o arquivo .xml da NF-e (o PDF é só o DANFE, a representação impressa). Com o XML, a entrada se preenche sozinha:

O LinceIA ainda não busca a nota sozinho na SEFAZ — veja Notas recebidas: o arquivo é importado por você.

Em Nova entrada, no quadro Nota fiscal, clique em Importar XML da NF-e e escolha o arquivo.
O sistema preenche o Número da NF, a Data de emissão, o Frete e as Outras despesas da nota, e cria uma linha para cada item.
Fornecedor: é encontrado pelo CNPJ (ou CPF) do emitente da nota. Se ainda não está cadastrado, aparece o aviso Fornecedor novo com o botão Cadastrar fornecedor, que o cadastra com a razão social, o nome fantasia, a inscrição estadual e o endereço da nota — só quando você clica.
Itens: cada item é procurado primeiro pelo código que o fornecedor usa para ele (de notas anteriores dele que você já lançou) e depois pelo código de barras da nota. Acima da tabela aparece quantos itens estão prontos e quantos estão para conferir; as linhas a conferir ficam destacadas e dizem o motivo.
Para um item não encontrado, escolha o produto na busca da própria linha ou clique em Criar produto: o cadastro vem preenchido com o nome do item, o código do fornecedor como Código (SKU), o Código de barras e a unidade da nota; o Preço de venda é opcional. O produto entra no estoque só quando você confirmar a entrada.
Confira as linhas e clique em Confirmar entrada, como numa entrada digitada.

Ao confirmar, o sistema guarda, para esse fornecedor, qual produto corresponde a cada código dele. Na próxima nota do mesmo fornecedor, esses itens já vêm encontrados.

Caixas e embalagens: embaixo da Qtd. de cada linha da nota aparece a quantidade na unidade do fornecedor vezes quantas unidades cada uma tem (por exemplo, 2 CX × 6). Quando a nota mostra que a caixa tem várias unidades, o sistema já sugere o número e pede para você clicar em Confirmar; mudar o número recalcula a quantidade e o custo unitário. O número fica guardado para esse item do fornecedor.

Valores: o custo de cada item é o valor do item na nota menos o desconto dele, dividido pelas unidades que chegaram. Em Outras despesas entram o seguro, as outras despesas, o IPI e o ICMS-ST da nota — o que você paga ao fornecedor além das mercadorias —, então o Total da nota fica igual ao total do XML, mostrado embaixo dele (No XML), a menos de centavos de arredondamento.

Outros avisos:

Esta nota já foi lançada: a mesma NF-e (pela chave de acesso) já tem uma entrada confirmada. Para lançar de novo, cancele a entrada anterior.
XML sem autorização da SEFAZ: o arquivo não traz o protocolo de autorização. Confira se a nota foi autorizada antes de dar entrada.
Um arquivo que não é o XML de uma NF-e (o PDF, uma NFC-e, outro XML) é recusado com o motivo.
O fornecedor escolhido precisa ser o emitente da nota.
Nota de outra loja: quando as lojas têm CNPJ cadastrado, a entrada só pode ser lançada na loja para a qual a nota foi emitida. Se a loja selecionada é outra, embaixo de Confirmar entrada aparece para qual loja a nota foi emitida — selecione essa loja no topo do menu lateral. Uma nota emitida para um CNPJ que não é de nenhuma das suas lojas é recusada.

Descartar XML limpa o que veio da nota. O XML fica guardado com a entrada: na lista, Ver itens mostra a chave da NF-e e o botão Baixar XML.

Ler a nota por foto ou PDF

Sem o XML em mãos, o LinceIA lê a própria nota — o DANFE impresso, o PDF que o fornecedor mandou ou outra nota de compra — e preenche a entrada do mesmo jeito que o XML. Com os recursos de IA ligados, o botão fica ao lado de Importar XML da NF-e:

Em Nova entrada, no quadro Nota fiscal, clique em Ler nota por foto ou PDF. No computador, o botão abre duas opções: Enviar arquivo, para escolher a foto ou o PDF que está no computador, e Fotografar pelo celular, que mostra um QR code para tirar a foto com o celular. No celular ou tablet, o botão abre direto a câmera ou os arquivos do aparelho.
Fotografe a nota inteira, reta e bem iluminada, com todos os itens aparecendo.
O sistema preenche o Número da NF, a Data de emissão, o Frete, as Outras despesas e os itens, encontra o fornecedor pelo CNPJ (ou oferece Cadastrar fornecedor) e procura cada item pelo código do fornecedor e pelo código de barras — como no XML. Um item não encontrado fica para você vincular ou Criar produto; a IA nunca escolhe o produto.
Confira tudo com a nota. É uma proposta: nada é salvo até você clicar em Confirmar entrada.

O que o sistema confere para você:

Contas de cada linha: se a quantidade vezes o valor unitário não dá o total do item, ou se um valor foi lido sem nitidez, a linha fica destacada dizendo o que conferir. O número aparece como foi lido — o sistema não corrige. Acerte a Qtd. e o Custo unit. se preciso e clique em Confirmar na linha.
Total da nota: se os itens mais o frete e as outras despesas, menos o desconto, não dão o total da nota, o aviso Confira os valores com a nota diz a diferença — pode ter faltado um item. O total lido aparece embaixo do Total da nota (Na nota).
Fornecedor e data: um CNPJ ou uma data que não deu para ler ficam em branco para você preencher.
Esta nota já foi lançada: aparece quando a chave de acesso lida é a de uma nota que você já importou pelo XML.

Diferenças para o XML:

A foto não comprova que a nota foi autorizada pela SEFAZ, e a entrada não guarda a chave da NF-e nem um arquivo para baixar depois. Se você tem o XML, prefira o XML.
A nota impressa não diz quantas unidades vêm numa caixa: se o item vem em caixa, informe o número ao lado da Qtd. (por exemplo, 2 CX × 6). Depois de confirmada uma vez, a conversão fica guardada para esse item do fornecedor.
O arquivo enviado não fica guardado: ele vai para a leitura e é descartado.
A leitura usa a cota mensal de IA da loja, a mesma da leitura de receitas; quanto já foi usado aparece em Assinatura, em Uso de IA este mês. Quando a cota acaba, a leitura avisa o dia em que ela renova — até lá, importe o XML ou digite a entrada.
Se os botões não aparecem, os recursos de IA não estão disponíveis na sua conta; o XML e a entrada digitada funcionam normalmente.
Um arquivo que não é foto (JPG, PNG, WEBP) nem PDF, ou que não é uma nota de compra, é recusado com o motivo. Fotos de até 5 MB e PDFs de até 10 MB.

Descartar leitura limpa o que veio da nota.

O que acontece ao confirmar

Estoque: cada item entra no estoque da loja e aparece no histórico do produto como Entrada de Mercadoria.
Frete e outras despesas são rateados no custo dos itens, proporcionalmente ao valor de cada linha.
Custo médio: o Preço de Custo do produto na loja passa a ser a média entre o que já havia e o que entrou, pesada pelas quantidades, já com o frete. Exemplo: 10 unidades a R$ 40 mais 10 a R$ 50 dão custo médio de R$ 45.
Preço de venda não muda. Um produto que ainda não estava cadastrado nessa loja passa a estar, mas sem preço de venda — defina o preço no cadastro antes de vender.
A mesma NF do mesmo fornecedor não pode ser lançada duas vezes (a não ser que a primeira tenha sido cancelada). Um clique duplo em Confirmar entrada não duplica a entrada.

Conta a pagar da nota

Com Lançar ligado (vem ligado para quem tem a permissão de despesas), a nota vira uma conta em Contas a Pagar:

Parcelas (até 60) e Intervalo (dias) entre elas;
Primeiro vencimento (vem com 30 dias);
Categoria — em branco, é Laboratório se o fornecedor está marcado como laboratório, ou Mercadorias nos outros casos.

O valor é o Total da nota, dividido igualmente entre as parcelas (os centavos que sobram vão para a última). A conta leva o fornecedor, o número e a data da NF. A categoria Mercadorias aparece no fluxo de caixa, mas não como despesa no DRE: o custo da mercadoria entra no resultado quando ela é vendida.

Para pagar as parcelas, veja Despesas e contas a pagar.

Lançar a conta depois

Se a entrada foi confirmada sem a conta, na lista de entradas clique em Lançar conta, na coluna Conta a pagar. Preencha Parcelas, Intervalo (dias) e Primeiro vencimento e clique em Lançar — a categoria é a automática. Cada entrada tem no máximo uma conta a pagar.

Lançar a conta pede a permissão de despesas, que a função Gerente já tem. Sem ela, a entrada é confirmada normalmente e a conta aparece como Não lançada, para alguém com a permissão lançar depois.

A lista de entradas

Mostra as entradas da loja selecionada: Emissão, Fornecedor, NF, Itens, Total, Conta a pagar e Status (Confirmada ou Cancelada). Ver itens (o olho) abre a nota com o Custo NF e o Custo c/ frete de cada item.

Cancelar uma entrada

Na lista, clique em Cancelar entrada (o ícone de proibido) na linha.
Confirme em Cancelar entrada.

Os itens saem do estoque e o custo médio volta ao que era. O cancelamento é recusado se algum item já não está mais no estoque (foi vendido, reservado em OS ou transferido). Se a nota tinha conta a pagar, ela é excluída junto; se a conta já tem pagamentos, o cancelamento é recusado — exclua os pagamentos antes, no Histórico de Pagamentos da despesa.

Uma entrada não pode ser editada: para corrigir, cancele e lance de novo.

Fornecedores

Ficam em Compras, na aba Fornecedores (Fornecedores). Ver a lista pede Visualizar Produtos; cadastrar, editar e excluir pedem Gerenciar Produtos. O mesmo cadastro serve para a entrada de mercadoria, o cadastro do produto e as contas a pagar.

Clique em Adicionar fornecedor.
Em Tipo de Fornecedor, escolha Empresa (PJ) ou Pessoa Física (PF).
Informe o CNPJ (ou o CPF). Com um CNPJ completo, o sistema busca a empresa e preenche a razão social, o nome fantasia, o e-mail e o endereço, quando encontra — o botão de lupa busca de novo.
Confira o Nome Fantasia e a Razão Social (obrigatórios).
Nas abas, preencha o que quiser:
- Informações Básicas: Email e Website;
- Endereço;
- Informações Fiscais: Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, SUFRAMA e Contribuinte ICMS;
- Contatos: Adicionar Contato com Nome, Email, Telefone, Celular e Observações — quantos contatos quiser;
- Adicionais: É Laboratório e Observações.
Clique em Criar Fornecedor.

Marque É Laboratório para o laboratório de lentes: a conta a pagar das entradas dele vai, por padrão, para a categoria Laboratório.

Na lista, Buscar encontra pelo nome fantasia ou pela razão social, e Editar e Excluir ficam em cada linha. Um fornecedor que já tem entrada de mercadoria ou conta a pagar não pode ser excluído — mesmo uma entrada cancelada conta, porque ela precisa continuar mostrando de quem foi a compra. Ao tentar, o sistema avisa "Fornecedor em uso" e diz quantas entradas e contas a pagar estão com ele. Excluir um fornecedor tira ele dos produtos que o usavam, sem apagar os produtos.

No cadastro do produto, Novo fornecedor no fim da lista de fornecedores cadastra um sem sair da tela. Na entrada de mercadoria digitada essa opção não existe: cadastre o fornecedor antes — ou importe o XML da nota (ou leia a nota por foto), que oferece Cadastrar fornecedor.

O que ainda não existe

Receber as notas automaticamente da SEFAZ ainda não está disponível, nem para quem já emite nota fiscal pelo LinceIA — veja Notas recebidas. O XML é importado (ou a nota é fotografada) por você, nota por nota.
Editar uma entrada confirmada, ou cancelar só parte dela.
Pedido de compra ao fornecedor e conferência do pedido com a nota.
Devolução ao fornecedor: não há uma saída de estoque própria para isso, e o LinceIA não emite a nota de devolução da compra. Cancelar a entrada desfaz o lançamento, mas não é uma devolução: a nota do fornecedor continua valendo. Peça a nota de devolução ao seu contador.
Atualizar o preço de venda a partir do novo custo: o preço de venda é mudado no cadastro do produto.