No LinceIA, a OS passa por Inicial, Serviço encaminhado, Retorno do laboratório e Concluído (ou Cancelado); para mudar a etapa, arraste o cartão da OS na aba Etapas de Ordens de Serviço, e o cliente acompanha pelo link de acompanhamento da OS.
As etapas
Toda OS está em uma destas etapas. O cliente, na página de acompanhamento, vê um nome mais simples para cada uma:
| Na loja | Para o cliente | Quando usar |
|---|---|---|
| Inicial | Pedido registrado | A OS foi aberta. |
| Serviço encaminhado | Em produção | Foi para o laboratório (ou para a montagem). |
| Retorno do laboratório | Pronto para retirada | Os óculos chegaram à loja. |
| Concluído | Entregue | O cliente retirou; a venda foi feita. |
| Cancelado | Cancelado | O pedido não vai seguir. |
O quadro de etapas
Em Ordens de Serviço, na aba Etapas, cada coluna é uma etapa e cada cartão uma OS, com cliente, data, total e sinal. O filtro Loja mostra uma loja ou Todas as Lojas. Clique no cartão para abrir a OS.
Para mudar de etapa, arraste o cartão para outra coluna (pede a permissão Gerenciar Ordens de Serviço). Também dá para mudar pelo menu ⋯ da listagem → Mover para, ou em Editar na página da OS. Arrastar para Concluído abre a venda da OS (veja abaixo).
O quadro mostra as 100 OS mais recentes e não tem busca; para achar uma OS antiga, use a listagem.
Concluir é vender
Uma OS só é concluída pela venda: com a OS em Retorno do laboratório, clique em Criar Pedido de Venda na página da OS. Ao salvar a venda, a OS passa para Concluído, a reserva de estoque vira baixa e a comissão do vendedor é lançada. Veja Registrar uma venda.
No quadro, arrastar o cartão para Concluído abre a tela de venda com a OS já escolhida; a OS só muda de etapa quando você salvar a venda. Se sair sem salvar, ela continua onde estava. Pelo mesmo motivo, Concluído não aparece no menu ⋯ → Mover para e, em Editar, fica na lista de Status sem poder ser escolhido.
Cancelado devolve ao estoque os produtos reservados, e as parcelas em aberto do sinal pago em crediário, boleto ou cheque deixam de ser cobradas. Cancelar a venda feita a partir de uma OS também cancela a OS — veja Registrar uma venda.
Link de acompanhamento para o cliente
Na página da OS, o botão Link de acompanhamento abre as opções:
- Criar link e copiar (ou Copiar link, se já existe);
- Enviar pelo WhatsApp — abre o seu WhatsApp com uma mensagem pronta e o link. Só aparece se o telefone principal do cliente tem Este número tem WhatsApp;
- Gerar novo link — o link antigo e os QR codes já impressos param de funcionar;
- Desativar link — o cliente deixa de ver o pedido.
O cliente abre o link no celular, sem login, e vê o logo e o nome da loja, a etapa atual, a previsão de entrega (enquanto o pedido não está pronto, se a OS tem Data prometida), o histórico com data e hora de cada etapa e o endereço da loja.
O PDF da OS (menu ⋯ → Imprimir) traz um QR code para a mesma página.
Avisar que está pronto
Com a OS em Retorno do laboratório, o menu ⋯ da listagem tem Comunicar sobre pedido, que abre o WhatsApp com a mensagem de que o pedido está pronto para retirada. O envio é pelo seu WhatsApp. Para o cliente ser avisado sem ninguém enviar, veja o módulo de mensagens automáticas em Integrações — ele só envia quando está ligado na loja.
Prazos das OS
Em Ordens de Serviço, na aba Prazos, o relatório Prazos das OS mostra se as OS ficam prontas até a Data prometida e quanto tempo passam em cada etapa. Ele considera as OS abertas no período escolhido, de uma loja ou de Todas, e pede a permissão de ver ordens de serviço.
Uma OS conta como pronta quando chegou a Retorno do laboratório — vale a última vez que ela foi para essa etapa, e uma OS que voltou para Serviço encaminhado deixa de contar como pronta. O dia em que ficou pronta é comparado com a Data prometida:
- Prontas no prazo — ficaram prontas até a data prometida. A porcentagem é a parte delas entre as prontas no prazo, as prontas depois do prazo e as não prontas com prazo vencido.
- Prontas depois do prazo — ficaram prontas depois da data prometida, com a média de dias de diferença.
- Não prontas com prazo vencido — a data prometida já passou e a OS ainda está em Inicial ou Serviço encaminhado.
- Dentro do prazo — ainda não estão prontas e a data prometida é hoje ou depois.
As OS canceladas e as sem data prometida são contadas na linha abaixo dos cartões e ficam de fora da porcentagem. Uma OS concluída sem nunca ter passado por Retorno do laboratório conta como pronta no dia da venda.
Tempo em cada etapa mostra, para Inicial, Serviço encaminhado e Retorno do laboratório, quantas OS já saíram da etapa e a média de dias que ficaram nela (se a OS passou duas vezes pela etapa, os dois períodos somam). A etapa em que a OS está agora não entra na média, e as canceladas também não. Abaixo ficam as médias Da abertura até ficar pronta e Da abertura até a entrega — a entrega é a venda que conclui a OS.
Com mais de uma loja no período, o quadro Por loja repete os números de cada uma.
Anotações
Atividades e Logs, na página da OS, guarda anotações com autor, data e hora (aba Adicionar Entrada). Bom para registrar uma ligação para o laboratório ou um combinado com o cliente.
Bom saber
- A listagem e o quadro não marcam sozinhos as OS atrasadas: a Data prometida é exibida, mas não gera alerta. O relatório Prazos mostra quantas OS abertas no período não estão prontas com a data prometida vencida, sem listar quais são.
- Para ver a lista, pergunte ao Lince "quais OS estão atrasadas?" — ele mostra até 20 OS com a data prometida vencida que ainda estão em Inicial, Serviço encaminhado ou Retorno do laboratório. É uma conta diferente da do relatório: inclui as OS que já estão prontas, esperando o cliente retirar depois da data. Veja Tirar dúvidas com o Lince.
- Fora Concluído, que pede a venda, qualquer etapa pode ir para qualquer outra; não há uma ordem obrigatória.
- Uma OS nova começa em Inicial, Serviço encaminhado ou Retorno do laboratório — nunca já concluída ou cancelada.
Veja em vídeo
