Em Configurações → Integrações (Integrações) ficam os módulos que cada loja pode ligar além do sistema, como as mensagens automáticas pelo WhatsApp e a nota fiscal. Cada módulo mostra se está Em breve (ainda não liberado), Disponível ou Ligada na loja selecionada no topo do menu lateral.
Configurações fica no rodapé do menu lateral. A página pede a permissão Gerenciar Lojas; a função Gerente já tem.
O que cada situação significa
A página tem dois blocos: Para ligar agora, com os módulos que já funcionam, e Em breve, com os que ainda não foram liberados. Cada módulo mostra uma etiqueta:
- Em breve — o módulo ainda não está liberado. Não há nada para configurar e ele não faz nada na sua loja.
- Disponível — pode ser usado agora. O botão do cartão é Ativar ou Configurar, conforme o módulo.
- Ligada — está funcionando na loja selecionada. O botão é Configurar.
O rodapé do cartão diz, em uma linha, como o módulo está na loja selecionada — por exemplo, "1 mensagem automática ligada" ou "Em homologação — nota de teste liberada".
Quanto custa
Cada módulo de Para ligar agora mostra o preço no rodapé do cartão. Os módulos Em breve não mostram preço.
- Mensagens automáticas no WhatsApp é Incluído no plano: não soma nada à assinatura.
- Nota fiscal (NFC-e e NF-e) mostra o valor por loja/mês. Esse valor é o de emitir nota em produção, cobrado só das lojas com a nota fiscal ligada em Assinatura. Configurar a nota fiscal e emitir a nota de teste em homologação não têm custo.
Em Assinatura, o bloco Módulos e integrações mostra em quantas lojas cada módulo está ligado (por exemplo, "Ligada em 1 de 2 lojas"), o preço de cada um e o Total dos módulos — "Sem custo adicional" enquanto nenhum módulo pago estiver ligado. Veja Assinatura.
Quais são os módulos
Os módulos listados são: Mensagens automáticas no WhatsApp, Pix e boleto com baixa automática, Pedido ao laboratório e Nota fiscal (NFC-e e NF-e). Um módulo Em breve continua valendo o que está em O que o LinceIA ainda não faz.
Nota fiscal (NFC-e e NF-e)
O módulo de nota fiscal emite NFC-e e NF-e para lojas do Simples Nacional e do MEI. Ele aparece como Para ligar agora, com o botão Configurar. Ele abre Configurar nota fiscal da loja selecionada, numa janela por cima desta página — a mesma janela a que se chega por Lojas, em Editar → Dados fiscais → Configurar nota fiscal, que traz você para Integrações com aquela loja selecionada. Fechar a janela deixa você em Integrações. Veja Configurar nota fiscal.
O rodapé do cartão diz onde a loja está:
- Falta configurar: … — o que ainda falta para a nota de teste (por exemplo, CNPJ, Certificado digital A1). Quando faltam mais de três itens, o cartão mostra os três primeiros e quantos faltam além deles; a lista completa está em Configurar nota fiscal.
- Em homologação — nota de teste liberada — a loja já pode emitir a nota de teste, que não tem valor fiscal.
- Ligue em Assinatura para emitir em produção — a loja está configurada e só falta ligar a nota fiscal para ela em Assinatura, no cartão Nota fiscal por loja. Veja Assinatura.
- A assinatura não está cobrindo esta loja — confira em Assinatura — a chave da loja está ligada, mas a assinatura não está cobrando por ela (por exemplo, com a assinatura inativa).
- Ainda não está à venda — a configuração e a nota de teste já estão liberadas — a emissão em produção ainda não pode ser contratada; a configuração e a nota de teste funcionam.
- Em produção — a loja emite notas que valem de verdade. A etiqueta do módulo é Ligada; antes disso, é Disponível. Se aparecer Em produção — falta: …, a loja está em produção mas perdeu algo de que a nota precisa (por exemplo, o certificado digital venceu).
Emitir a nota de uma venda está em Emitir nota fiscal (NFC-e e NF-e).
Mensagens automáticas no WhatsApp
Quando este módulo estiver disponível para a sua loja — ele aparece como Disponível ou Ligada —, o LinceIA avisa o cliente pelo WhatsApp sem ninguém da loja precisar enviar. Enquanto ele aparecer como Em breve, o sistema não manda nenhuma mensagem aos seus clientes.
Hoje existem estas mensagens, cada uma com a sua chave, todas desligadas até a loja ligar:
- Óculos pronto para retirada — enviada quando a ordem de serviço passa para a etapa Retorno do laboratório, que o cliente vê como Pronto para retirada. O texto leva o primeiro nome do cliente, o nome da loja, o número da OS e o link de acompanhamento do pedido.
- Lembrete: parcela a vencer, Lembrete: parcela vence hoje e Lembrete: parcela em aberto — os lembretes do crediário. Nos dois que têm prazo, o campo ao lado (dias antes do vencimento / dias depois do vencimento) aceita de 1 a 30 e é salvo ao sair dele. Veja Crediário e contas a receber.
- Retorno: receita perto de vencer — enviada uma vez por receita, alguns dias antes de ela vencer (30 dias, se você não mudar; o prazo aceita de 1 a 60 e é ajustado na mesma janela, no campo dias antes do vencimento da receita). O texto leva o primeiro nome do cliente, o nome da loja e a data de validade da receita. Veja Retornos.
- Feliz aniversário — uma mensagem no dia do aniversário do cliente, com o primeiro nome dele e o nome da loja. Precisa da Data de Nascimento no cadastro.
As duas primeiras linhas são avisos de serviço: tratam de um pedido ou de uma parcela do cliente. As duas últimas são mensagens promocionais: partem da loja, e têm regras a mais — veja Mensagens promocionais.
De que número a mensagem sai
No topo da janela do módulo, As mensagens saem de mostra o número usado pela loja selecionada. Há dois jeitos, e cada loja usa um:
- Número do LinceIA — não precisa configurar nada. O texto diz o nome da sua loja, mas o cliente vê um número que não conhece. Ninguém lê as respostas nesse número: veja Quando o cliente responde.
- WhatsApp da loja — a mensagem sai do número da própria loja. Aparece o botão Conectar o WhatsApp da loja quando essa opção está liberada; se o botão não aparece, ela ainda não está disponível.
Se nenhum dos dois estiver disponível para a loja, aparece Nenhum número conectado e as mensagens não podem ser ligadas.
Conectar o WhatsApp da loja
- Na janela do módulo, clique em Conectar o WhatsApp da loja.
- Abre uma janela da Meta (dona do WhatsApp). Entre com a conta do Facebook de quem administra a loja e siga os passos: escolher ou criar a conta comercial do WhatsApp e escolher o número. Mantenha o número no aplicativo WhatsApp Business que a loja já usa: é nele que as respostas dos clientes aparecem.
- Ao terminar, a janela fecha e As mensagens saem de passa a mostrar o número da loja, com a etiqueta WhatsApp da loja.
Depois de conectar, a Meta analisa o texto de cada mensagem na conta da loja. Enquanto isso, a mensagem mostra o aviso "A Meta está analisando o texto desta mensagem" e não é enviada; costuma levar de alguns minutos a um dia. Se a Meta recusar o texto, a mensagem não é enviada pelo número da loja.
- Um número só pode estar conectado a uma loja.
- Se a janela da Meta não abrir, desative o bloqueador de anúncios nesta página e tente de novo.
- Se a loja for desconectada lá na Meta, aparece Desconectado e o botão Conectar de novo; até reconectar, nada é enviado, e a OS mostra "O WhatsApp da loja está desconectado". Quem administra a ótica recebe um e-mail avisando, uma vez por desconexão.
- Para voltar ao número do LinceIA, clique em Voltar a usar o número do LinceIA. As mensagens ligadas continuam ligadas. Quando não existe número do LinceIA disponível, o botão é Desconectar e as mensagens são desligadas.
Ligar uma mensagem
- Em Integrações, confira a loja no topo do menu lateral.
- No módulo Mensagens automáticas no WhatsApp, clique em Ativar (ou Configurar, se já estiver ligada). Se o módulo aparece como Em breve, ele ainda não foi liberado para a sua loja: não há botão Ativar e as mensagens ainda não podem ser ligadas.
- Confira em As mensagens saem de o número que vai enviar.
- Na lista à esquerda, as mensagens vêm em dois grupos: Avisos e Promoções. Clique em uma para ver, ao lado, o texto como o cliente vai receber — ele aparece com o nome da sua loja.
- Ligue a chave ao lado da mensagem que quer enviar — por exemplo, Óculos pronto para retirada. Ela é salva na hora.
- Para ver no seu celular, selecione a mensagem, digite um número em Enviar um teste para, abaixo do texto, e clique em Enviar teste. O teste usa dados de exemplo.
Para parar, desligue a chave. As mensagens que ainda estavam na fila não são enviadas.
Quem recebe
- Só o cliente que tem um telefone com Este número tem WhatsApp e Pode receber avisos pelo WhatsApp marcados no cadastro — a segunda é a autorização dele; desmarque para quem não quiser receber. Com mais de um, vale o telefone principal. Clientes importados só entram se quem importou respondeu que eles autorizaram. Veja Cadastrar cliente.
- Nada é enviado fora do horário das 9h às 20h. Uma OS movida à noite avisa o cliente na manhã seguinte — se ela ainda estiver em Retorno do laboratório.
- Cada OS avisa uma vez só. Voltar a OS de etapa e avançar de novo não repete a mensagem.
- Uma OS criada já em Retorno do laboratório não envia: o aviso é para a mudança de etapa.
- Se o cliente responder SAIR, ele não recebe mais mensagens automáticas daquele número — nem avisos, nem promocionais: do número do LinceIA, isso vale para todas as lojas que enviam por ele; do WhatsApp da loja, só para aquela loja. Ele recebe uma confirmação, uma vez, dizendo que parou e que basta responder VOLTAR para receber de novo. O pedido aparece na página do cliente, no bloco WhatsApp, e é lá que a loja reativa o envio, com uma anotação, quando o cliente pede — veja Cadastrar cliente.
- A Ótica Exemplo nunca envia nada: os clientes dela têm telefones inventados.
- Com a assinatura inativa, nada é enviado.
- Pelo número do LinceIA há um limite diário de proteção por loja, bem acima do uso normal. Se ele for atingido, as mensagens daquele dia ficam como Não enviada, com o motivo "O limite diário de mensagens automáticas da ótica foi atingido", e os envios voltam no dia seguinte. Os avisos de serviço (óculos pronto e lembretes do crediário) não têm limite mensal; as mensagens promocionais têm uma cota mensal, explicada abaixo.
Mensagens promocionais
Retorno: receita perto de vencer e Feliz aniversário são mensagens promocionais. Elas seguem tudo o que está em Quem recebe — a autorização Pode receber avisos pelo WhatsApp no telefone, o horário das 9h às 20h, nada para dados de demonstração — e mais estas regras:
- No máximo uma mensagem promocional por cliente a cada 7 dias. Quem recebeu uma não recebe outra antes disso: a mensagem de retorno espera os 7 dias e sai depois, se a receita ainda estiver dentro do prazo; a de aniversário não é enviada.
- Na janela, cada mensagem traz a marca Aviso ou Promocional, e as promocionais ficam por último.
- Elas usam a cota mensal de mensagens promocionais da loja. Em Assinatura, Mensagens promocionais no WhatsApp este mês mostra quanto da cota já foi usado, em porcentagem, e o dia em que ela renova. Os avisos de serviço não usam essa cota. Veja Assinatura.
- Quando a cota acaba, a mensagem de retorno espera: ela sai depois que a cota renovar, se a receita ainda estiver dentro do prazo. A de aniversário não é enviada — o dia passou. A tela Retornos mostra quando os envios voltam.
- Toda mensagem promocional leva o botão Parar promoções. Quando o cliente toca nele, deixa de receber as mensagens promocionais daquele número; os avisos do pedido e do crediário continuam chegando. Responder SAIR continua parando tudo, e VOLTAR religa tudo. O bloco WhatsApp da página do cliente mostra qual dos dois pedidos está valendo, e é lá que a loja reativa o envio, com uma anotação — veja Cadastrar cliente.
- O texto é fixo, aprovado pela Meta, e não leva desconto nem cupom.
Retorno: receita perto de vencer
Olá, {primeiro_nome}! Aqui é da {loja}. A sua receita de óculos tem validade até {vencimento}. Que tal passar na loja para uma revisão e conhecer as novidades? Esperamos você!
- Cada receita envia uma vez só.
- Receitas que já estavam vencidas quando a loja ligou a mensagem não recebem envio automático: continuam na lista de Retornos para alguém da loja chamar.
- O cliente que alguém da loja já contatou nesse período não recebe a mensagem automática.
- Cada envio fica registrado como um contato em Retornos, e a lista mostra, por cliente, se a mensagem foi enviada, está agendada ou não foi enviada, com o motivo. A cota mensal e o limite de 7 dias não aparecem como "Não enviado automaticamente": a mensagem espera. Veja Retornos.
- A Mensagem de retorno que a ótica edita em Retornos e a sugestão com IA valem só para o botão WhatsApp manual, não para o envio automático.
Feliz aniversário
Olá, {primeiro_nome}! Hoje é o seu dia, e toda a equipe da {loja} deseja a você um feliz aniversário! Passe na loja para comemorar com a gente.
- Uma mensagem por ano, no dia do aniversário, enviada pela loja do cadastro do cliente. Quem nasceu em 29 de fevereiro recebe em 28 de fevereiro nos anos que não são bissextos.
- Cliente sem Data de Nascimento no cadastro não recebe.
Quando o cliente responde
- Número do LinceIA — ninguém lê esse número. Quem responde recebe uma resposta automática, uma vez a cada 24 horas, dizendo que o número só envia avisos e passando o link do WhatsApp da loja. O link é montado com o telefone do cadastro da loja, em Lojas: confira se é um celular com DDD que a loja atende pelo WhatsApp. Se o telefone não servir para WhatsApp, a resposta manda o cliente ligar para ele. A janela do módulo mostra, em Se o cliente responder, o que o cliente vai receber.
- WhatsApp da loja — o LinceIA não responde nada. Se o número continua no aplicativo WhatsApp Business, a resposta aparece lá, como qualquer conversa. Um número conectado sem o aplicativo (só pela API) não mostra as respostas em lugar nenhum; a janela do módulo avisa quando é esse o caso.
Nos dois casos, o cartão Avisos ao cliente da OS mostra Cliente respondeu em com a data e a hora. O LinceIA não guarda nem mostra o que o cliente escreveu. Reações (como um joinha), SAIR e VOLTAR não contam como resposta.
Ver o que foi enviado
Na página da OS, o cartão Avisos ao cliente mostra cada mensagem e a situação: Na fila, Enviada, Entregue, Lida, Não entregue ou Não enviada — neste caso com o motivo, por exemplo "O cliente não tem um telefone autorizado a receber avisos automáticos pelo WhatsApp". O cartão só aparece quando existe alguma mensagem para aquela OS. Na página do cliente, o bloco WhatsApp lista todos os avisos daquele cliente.
O botão de WhatsApp da OS e de Comunicar sobre pedido continua funcionando como antes: ele abre o seu WhatsApp para você enviar. Veja Etapas da ordem de serviço.
O que ainda não faz
- Não há outras mensagens automáticas além das seis listadas acima.
- O texto das mensagens não pode ser editado — nem o dos avisos, nem o das promocionais.
- As mensagens promocionais não levam desconto, cupom nem oferta: são só o convite de retorno e os parabéns.
- Receitas já vencidas não recebem mensagem automática: ficam na lista de Retornos para a loja chamar.
- O texto das respostas do cliente não aparece no LinceIA, e não há caixa de entrada: a OS mostra só que o cliente respondeu. Veja Quando o cliente responde.
- Não envia SMS nem e-mail ao cliente.