Para baixar uma cópia completa dos dados da ótica, o administrador abre Configurações → Exportar dados, clica em Baixar cópia dos dados e confirma em Baixar: vem um ZIP de planilhas CSV. Dá para baixar quando quiser, sem pedir a ninguém — inclusive com a assinatura pausada ou cancelada.
Baixar a cópia completa
- Abra Configurações, no rodapé do menu lateral, e depois Exportar dados (Exportar dados). A tela aparece para quem é administrador da conta ou tem a permissão de gerenciar a organização.
- Clique em Baixar cópia dos dados.
- Leia o aviso e confirme em Baixar. O navegador salva um arquivo ZIP.
O arquivo é montado na hora, com os dados daquele momento, e traz as lojas de toda a conta. Em contas grandes, o botão fica em Preparando o arquivo… por alguns instantes — não feche a aba.
A tela também mostra, em O que vem no arquivo, cada planilha e cada coluna, e, em Quem já baixou, os últimos downloads: quando, quem, a situação, o número de linhas e o tamanho.
O que vem no arquivo
O ZIP traz planilhas CSV, que abrem no Excel e no LibreOffice:
| Arquivo | O que tem |
|---|---|
lojas.csv |
As lojas da conta |
clientes.csv |
O cadastro de clientes, com endereço e limite de crediário |
clientes_telefones.csv |
Os telefones de cada cliente |
receitas.csv |
As receitas, com os valores de longe e perto, adição, médico e validade |
produtos.csv |
O catálogo, com categoria, grife, cor e tamanho da armação e dados fiscais — e os inativos |
produtos_lojas.csv |
Preço de venda, custo médio e estoque de cada produto em cada loja |
produtos_imagens.csv |
As fotos de cada produto, na ordem em que aparecem, com o nome do arquivo de cada uma |
ordens_de_servico.csv |
Todas as OS, com status, valores, armação e lentes |
medidas_de_montagem.csv |
As medidas de DNP e altura feitas por foto, com quem mediu, quando e a confiança |
vendas.csv |
Todas as vendas, incluindo as canceladas (com a data e o motivo) |
vendas_vendedores.csv |
Os vendedores de cada venda e o percentual de cada um |
itens.csv |
Os produtos de cada venda e de cada OS, com quantidade, preço e custo |
pagamentos.csv |
As formas de pagamento lançadas em vendas, OS e contas avulsas |
contas_a_receber.csv |
As parcelas de crediário, boleto e cheque, com vencimento, situação e saldo em aberto |
recebimentos.csv |
As baixas de cada parcela, com juros, multa e desconto — incluindo as estornadas |
cheques.csv |
Os cheques recebidos |
devolucoes.csv |
O dinheiro devolvido em vendas canceladas |
historico_importado.csv |
As vendas e OS importadas do sistema anterior, só para consulta, com seus itens |
receitas_arquivos/ |
A foto ou o PDF anexado a cada receita |
produtos_imagens_arquivos/ |
As fotos dos produtos |
LEIA-ME.txt |
A explicação do formato |
dicionario_de_dados.csv |
Todas as colunas de todas as planilhas, com o formato e o significado |
manifest.json |
A data e a hora da geração e o número de linhas de cada planilha, para conferência |
As planilhas se ligam umas às outras por identificadores fixos, que são os mesmos em toda exportação: a coluna que termina em "_id" de uma planilha é o "id" de outra. Assim dá para saber de qual cliente é cada receita, venda e parcela.
Formato
- Separador ponto e vírgula e codificação UTF-8, que o Excel em português abre direto.
- Números com vírgula decimal e sem separador de milhar.
- Datas no formato ano-mês-dia; data e hora no horário de Brasília.
- Status e formas de pagamento saem com o código que o sistema grava (por exemplo "crediario" e "in_progress"); o dicionário de dados explica cada um.
- Ao abrir direto no Excel, ele pode esconder zeros à esquerda de CPF, CEP e código de barras. Para preservar, importe pelo menu Dados → De Texto/CSV e marque essas colunas como Texto.
Cuidado com o arquivo
O arquivo tem dados pessoais dos seus clientes e as receitas, que são dados de saúde — dado pessoal sensível na LGPD. Guarde em local seguro, não envie por e-mail ou WhatsApp e apague as cópias de que não precisa mais. A partir do download, a guarda do arquivo é responsabilidade da ótica.
O LinceIA não guarda o arquivo: ele é montado e enviado na hora, e fica registrado apenas quem baixou e quando. Não existe link de download para compartilhar — cada download exige estar conectado como administrador.
Limites
- Só o administrador da conta (ou quem tem a permissão de gerenciar a organização) baixa a cópia. O acesso de suporte do LinceIA não baixa.
- No máximo 5 vezes por hora por conta.
- A cópia é sempre completa: não dá para escolher um período, uma loja ou só algumas planilhas.
- Não há exportação agendada nem envio por e-mail.
- Senhas e chaves de acesso nunca são exportadas.
- Enquanto a conta tiver os dados de demonstração do cadastro, eles vão junto no arquivo.
- Não vêm no arquivo: despesas e contas a pagar (e seus comprovantes), movimentos de caixa e conciliação bancária, movimentações de estoque, entradas de mercadoria, transferências e inventários, comissões, metas e folha de pagamento, histórico e anotações das OS, usuários e permissões, configurações e conversas com o Lince. Para a parte financeira, use os relatórios abaixo.
- Não existe importação desse ZIP de volta para o LinceIA. Para trazer dados, veja Importar planilha.
Relatórios e documentos em CSV e PDF
Além da cópia completa, cada relatório tem a sua exportação:
| Onde | Botão | O que sai |
|---|---|---|
| Fluxo de caixa | Exportar → CSV ou PDF | O fluxo de caixa do período |
| DRE | Exportar → CSV ou PDF | O DRE simplificado do período |
| Relatórios → Pessoas | Exportar → CSV ou PDF | Custo da equipe e vendas |
| Relatórios → Giro de estoque | Exportar CSV para o fornecedor | A lista do que repor |
| Folha de pagamento, em uma folha | Exportar (CSV, PDF para o contador) e o Demonstrativo interno | A folha do mês |
| Fechamento de comissões | Exportar → CSV para o contador, e o PDF do espelho de cada vendedor | As comissões do mês |
| Minhas vendas | Baixar PDF | O seu espelho de comissão |
| Inventário, contagem encerrada | Baixar termo (PDF) | O termo de inventário |
| Ordens de serviço, menu ⋯ | Imprimir | O PDF da OS |
| Vendas, na lista ou na página da venda | Imprimir | O PDF da venda |
| Entrada de mercadoria feita pelo XML | Baixar XML | A NF-e do fornecedor |
| Contas a pagar, em uma despesa com comprovante | Baixar | O comprovante anexado |
As exportações funcionam mesmo com a assinatura inativa: o modo só de consulta continua permitindo ver e baixar tudo. Veja Assinatura.
As telas de clientes, produtos, receitas e vendas não têm um botão próprio de exportar a lista: esses dados saem na cópia completa. Os botões Baixar modelo das telas de importação baixam só o modelo, com algumas linhas de exemplo fictícias — não os seus dados.
Pedir a exclusão dos dados
Cancelar a assinatura não apaga os dados automaticamente. Para excluir os dados da ótica, o administrador da conta pede pelo e-mail contato@linceoticas.com.br; o pedido é atendido manualmente, conforme a Política de Privacidade. Baixe a cópia antes de pedir.
Pela tela, a ótica pode excluir clientes um a um (veja Cadastrar cliente); não há botão para excluir a conta inteira.
Se quem pede é um cliente da ótica (o dono dos óculos), o pedido vai para a própria ótica, que é quem decide sobre esses dados.