Importar clientes, produtos e receitas de uma planilha

Para importar uma planilha no LinceIA, use Importar Clientes, Importar Receitas ou Importar Histórico em Clientes, ou Importar Produtos em Produtos: envie o arquivo Excel ou CSV, confira as colunas, clique em Verificar dados e importe as linhas prontas.

Você pode trazer clientes, produtos e receitas de uma planilha — a que o seu sistema antigo exporta, do jeito que ela está, ou o nosso modelo preenchido. O histórico de vendas e ordens de serviço do sistema antigo também vem de uma planilha, como um arquivo só para consulta na página de cada cliente.

Onde fica

• Clientes: em Clientes, botão Importar Clientes (ou Importar planilha, com a lista vazia).
• Receitas: em Clientes, botão Importar Receitas.
• Histórico de vendas e OS: em Clientes, botão Importar Histórico.
• Produtos: em Produtos, botão Importar Produtos (ou Importar planilha, com a lista vazia).

Importar clientes, receitas e histórico pede a permissão Gerenciar Clientes; produtos, Gerenciar Produtos.

O arquivo

• Excel (.xlsx) ou CSV, até 10 MB e 20.000 linhas por importação.
• A primeira linha precisa ter os títulos das colunas; os nomes podem ser quaisquer.
• Do Excel, só a primeira aba é lida. Arquivos .xls (Excel 97-2003) não são aceitos — abra no Excel e salve como .xlsx ou .csv.
• No CSV, o separador (vírgula, ponto e vírgula, tabulação ou barra vertical) é detectado sozinho.
• Começando do zero? Para clientes e produtos há o botão Baixar modelo. Receitas e histórico não têm modelo.

Formatos reconhecidos

Dois formatos já chegam com as colunas certas, com o selo Mapeamento salvo:

• Google Contatos (clientes): no Google Contatos, Exportar → CSV do Google. O nome e o sobrenome são juntados; aniversários salvos sem o ano entram sem data de nascimento, com um aviso.
• Itens de NF-e (produtos): a planilha de itens das notas de compra, com as colunas pelos nomes do XML (cProd, xProd, cEAN, NCM, CEST, orig, uCom, qCom, vUnCom). A quantidade vira o estoque e o valor unitário, o preço de custo; o NCM, o CEST e a origem ficam nos dados fiscais do produto; "SEM GTIN" fica sem código de barras, e a unidade (UN, PAR, CX…) usa a que já existe com essa sigla. O CFOP da nota de compra é do fornecedor e não é importado.

Passo a passo

1. Envie a planilha. Arraste o arquivo para a caixa ou clique para procurar, e clique em Continuar.
2. Confira as colunas. Para cada coluna da planilha, o LinceIA indica de qual informação ela vem. Um selo diz de onde veio a sugestão: Mapeamento salvo, Formato já importado por outras óticas, Colunas sugeridas pela IA ou Colunas reconhecidas pelo nome. Corrija o que estiver errado e escolha Ignorar nas colunas que não quer trazer. Colunas de data têm uma segunda escolha de formato (dia/mês/ano, mês/dia/ano…). Os campos obrigatórios têm *.
3. Clique em Verificar dados. É uma simulação: nada é gravado ainda. Você vê quantas linhas estão Prontas para importar e quantas estão Com problemas (serão puladas), com a linha, o campo e o problema de cada uma. Valores incomuns aparecem como aviso e não impedem a importação.
4. Em clientes com telefone, responda se eles autorizaram avisos automáticos pelo WhatsApp. Escolha Sim, eles autorizaram ou Não, ou não sei — marco depois no cadastro de cada um. Nenhuma vem escolhida, e o botão de importar só libera depois da resposta. Ela vale para todos os telefones da planilha e fica registrada no cadastro de cada cliente, com o seu nome.
5. Clique em Importar N linhas. As linhas com problema ficam de fora — corrija a planilha e envie de novo só com elas, se quiser.

Antes de importar, a opção Lembrar estas colunas para a próxima planilha igual (marcada por padrão) salva o mapeamento com um nome; uma planilha com o mesmo formato já chega com as colunas certas.

O que entra de cada tipo

Clientes: nome (obrigatório; um sobrenome numa coluna à parte é juntado a ele), CPF ou CNPJ (numa coluna só ou separados), RG, tipo (PF/PJ), data de nascimento, gênero, e-mail, até dois telefones e endereço. O CPF e o CNPJ são validados, e zeros à esquerda perdidos pelo Excel são recuperados. Os telefones importados ficam com Este número tem WhatsApp marcado, então os botões de WhatsApp (OS, Retornos) funcionam para eles. Já as mensagens automáticas (óculos pronto, lembretes de parcela, retorno de receita, aniversário) só vão para esses clientes se você respondeu Sim, eles autorizaram na importação; com a outra resposta, Pode receber avisos pelo WhatsApp fica desmarcado e você marca no cadastro de cada cliente quando ele autorizar (veja Cadastrar cliente). Os clientes ficam ligados à loja selecionada.

Produtos: nome (obrigatório), descrição, código (SKU), código de barras (EAN), cor da armação, aro, ponte e haste (em milímetros inteiros, cada um na sua coluna), NCM, CEST, origem (0 a 8), marca, categoria, fornecedor, unidade (o nome ou a sigla), preço de custo, preço de venda e estoque. Uma coluna com o tamanho inteiro junto (como "54-18-140") não é importada. Uma linha com código de barras de dígito verificador errado, com NCM que não existe na tabela NCM, ou com aro, ponte ou haste fora do que uma armação pode ter (aro de 20 a 80, ponte de 5 a 40, haste de 90 a 180), fica de fora com o motivo no relatório. Sem NCM na planilha, o produto recebe o da categoria, se ela tiver. Marcas, categorias, fornecedores e unidades que não existirem são criados. Preços e estoque vão para a loja selecionada no menu lateral — escolha a loja antes de importar.

Receitas: os valores de longe e perto de cada olho (esférico, cilíndrico, eixo, altura, DNP), adição, médico, CRM, data da receita, validade e observações. Cada receita vai para um cliente já cadastrado, encontrado pelo CPF — ou pelo nome junto com o nascimento ou o telefone (só o nome não basta). Por isso, importe os clientes primeiro.

Histórico de vendas e OS: a data (obrigatória), o tipo (OS ou venda), o número no sistema antigo, o valor total, a situação, o vendedor, a loja, as observações e os itens — descrição, quantidade e valor de cada um. Veja Histórico do sistema anterior, abaixo.

Repetidos

• Clientes são comparados pelo CPF/CNPJ, com o cadastro e dentro da própria planilha. Clientes sem documento não são verificados.
• Produtos são comparados pelo código (SKU) e pelo código de barras.
• Receitas iguais para o mesmo cliente não são importadas de novo.
• Histórico: uma venda ou OS que já foi importada aparece como Já importado e é pulada. Ela é reconhecida pelo tipo, pelo número, pelo cliente e pelo ano; sem número, pelo tipo, pelo cliente, pela data, pelo total e pelos itens — duas compras sem número do mesmo cliente, no mesmo dia, com o mesmo total e os mesmos itens não têm como ser diferenciadas, e a segunda fica de fora. Importar a mesma planilha de novo não duplica nada.

A importação só cria registros novos: ela não atualiza nem mescla cadastros que já existem.

Histórico do sistema anterior

As vendas e ordens de serviço feitas no sistema antigo entram como um arquivo só para consulta, para você saber o que cada cliente já comprou. Elas aparecem na página do cliente, na aba Sistema anterior, com o aviso de que foram importadas. A aba só existe para clientes que têm algum registro importado. Ao terminar a importação, a tela diz quantos clientes receberam histórico e traz um botão que abre a página de um deles já nessa aba.

• Importe os clientes primeiro. Cada linha vai para um cliente já cadastrado, encontrado pelo CPF — ou pelo nome junto com o nascimento ou o telefone (só o nome não basta). Uma linha sem cliente correspondente, ou com mais de um, fica de fora com o motivo.
• Uma linha por venda ou uma linha por item — as duas funcionam. Linhas com o mesmo tipo, o mesmo número, o mesmo cliente e o mesmo ano viram um registro só, com os itens na ordem da planilha. Linhas sem número viram um registro cada uma.
• Tipo: uma coluna com "OS", "Ordem de serviço" ou "Serviço" marca a linha como OS; qualquer outro valor, ou a falta da coluna, é venda.
• Total: vale a coluna do valor total, que precisa ser igual em todas as linhas da mesma venda; se a planilha não tem essa coluna, o total é a soma dos itens. Não mapeie valor unitário, desconto ou valor pago como total.
• Data: não pode ser futura nem anterior a 1990.
• A situação, o vendedor e a loja são guardados como estão escritos na planilha; não são ligados aos vendedores e às lojas do LinceIA.
• Se uma linha de uma venda tem problema, a venda inteira fica de fora.

O que esse arquivo não é: os registros não viram OS nem vendas do LinceIA. Eles não entram em relatórios, DRE, ranking, comissões, estoque, caixa nem contas a receber, não geram mensagens automáticas nem retornos, e não podem ser editados nem excluídos pela tela (são apagados junto com o cliente, se ele for excluído). Eles saem na cópia completa dos dados.

O que a importação não faz

• Não traz contas a receber nem crediário em aberto, saldos iniciais ou movimentos de estoque, pagamentos e movimentos de caixa do sistema antigo. O histórico de vendas e ordens de serviço vem só como arquivo de consulta (veja acima) e não entra em relatórios, comissões nem estoque; as receitas que estavam dentro de uma OS antiga não vêm com ele — importe as receitas à parte.
• Não importa o limite de crediário do cliente, imagens de produtos nem preços e estoque de mais de uma loja: eles vão só para a loja selecionada, e importar os mesmos produtos de novo para outra loja esbarra nos códigos repetidos.
• Não tem "desfazer": uma importação errada precisa ser corrigida nos cadastros.

Quando a IA sugere as colunas, ela recebe só o formato das primeiras linhas — não os nomes e números dos seus clientes.

Veja em vídeo