Criar ordem de serviço (OS)

Para criar uma ordem de serviço (OS) no LinceIA, clique em Novo → Nova OS no topo do menu lateral (ou em Nova ordem de serviço na listagem de OS), escolha o cliente, adicione os produtos e clique em Confirmar Pedido.

A OS reúne o que o laboratório e a loja precisam para montar os óculos. É preciso a permissão Gerenciar Ordens de Serviço.

A OS é aberta na loja selecionada no topo do menu lateral.

1. Detalhes

Status Inicial: normalmente Inicial; também pode ser Serviço encaminhado ou Retorno do laboratório. Veja as etapas em Etapas da ordem de serviço.
Data prometida: a previsão de entrega (opcional). Ela aparece para o cliente na página de acompanhamento.
Vendedor: vem preenchido com quem está logado; só quem tem a permissão Gerenciar Vendedor troca.
Cliente: busque pelo nome ou escolha Novo cliente para cadastrar na hora.

2. Produtos e serviços

Em Adicionar produtos e serviços, escolha o Produto, a Quantidade e confira o Preço Unitário (vem do preço de venda da loja). Clique em Adicionar ao pedido. Se o produto ainda não existe, a lista de produtos tem Cadastrar produto no fim: informe o nome e o preço de venda e ele já entra selecionado (pede a permissão Gerenciar Produtos; grife, categoria e estoque ficam para completar depois em Produtos). Para produtos com controle de estoque, o sistema avisa quando o estoque está baixo e não deixa passar da quantidade disponível.

3. Receita

No cartão Receita, escolha uma receita já cadastrada do cliente ou Criar nova receita. A receita nova é gravada na ficha do cliente quando a OS é salva. Os campos e a leitura pela foto estão em Cadastrar receita.

Medir pelo celular (em Beta), acima da grade, mede a DNP e a altura de longe pela foto do cliente com a armação escolhida. Preencha antes o Aro e a Ponte no cartão Armação: eles vão para o celular como a régua da medida. Veja Medir DNP e altura pela foto.

4. Lente

Tipo de Lente (Pronta ou Surfaçada), Material, Coloração, Tratamento e Local de Montagem (Loja ou Laboratório). Materiais e tratamentos vêm do cadastro em Lente → Materiais e Lente → Tratamentos.

5. Armação

Armação própria e Segue armação (sim/não), o Formato (pelas figuras), o Tipo (Friso/Fio de Nylon, Furo/Parafuso, Metal, Zilo/Acetato) e as medidas em mm: Aro, Ponte (o Aro + Ponte é calculado), Maior Diagonal, Altura Vertical, Distância Pupilar e a Altura do Centro Ótico (CO) de longe e de perto.

6. Observações e resumo

Em Notas e Observações, o que o laboratório ou a loja precisa saber. No Resumo do Pedido você pode lançar Adicional e Desconto em % ou em R$. O Total mostrado é o que falta pagar depois do sinal.

Explicar para o cliente

Com os recursos de IA ligados, abaixo do Resumo do Pedido fica o botão Explicar para o cliente (precisa de pelo menos um item). Ele escreve, em linguagem simples, o que é cada item do pedido — os produtos e o material e o tratamento da lente —, com o preço de cada um, o adicional, o desconto e o total, para você ler com o cliente, Copiar ou Enviar pelo WhatsApp.

O texto é um rascunho: abre numa caixa que você revisa e edita antes de usar. Escrever outra pede uma nova versão.
A IA escreve só a explicação, a partir do nome dos itens e da loja. Os preços são os do pedido, colocados pelo sistema; nada do cliente nem da receita é enviado à IA.
Ele explica os itens: não é orientação médica nem diz que um item é indicado para a receita do cliente. Quando uma frase sugerida foge disso, ela é trocada por um texto neutro e aparece o aviso Confira este trecho.
Enviar pelo WhatsApp aparece quando o cliente da OS tem um telefone marcado como WhatsApp; abre a conversa no WhatsApp da loja com o texto pronto, e é você quem envia.
Nada é guardado: o texto não fica na OS. O uso conta na cota mensal de IA da loja.

O mesmo botão fica na página de uma OS já salva, abaixo do Resumo Financeiro, para quem pode ver ordens de serviço. Ali ele explica a ordem como está salva — os itens, o material e o tratamento da lente e os valores. Ele não aparece numa OS cancelada, enquanto a ordem está sendo editada (salve antes) nem com a assinatura inativa.

7. Sinal (pagamento antecipado)

Em Pagamento Antecipado (Sinal), escolha o Tipo de Pagamento, o Valor e clique em Adicionar Pagamento — dá para lançar mais de um. O sinal não pode passar do total do pedido. Crediário, boleto e cheque viram títulos em contas a receber; veja Crediário e contas a receber e Cheques.

8. Confirmar

Clique em Confirmar Pedido (precisa de cliente e de pelo menos um item). Ao salvar:

a OS ganha um número no formato OS-ANO-sequência;
os produtos com controle de estoque ficam reservados — saem do disponível, mas só são baixados na venda;
os pagamentos do sinal são registrados;
a receita nova vai para a ficha do cliente.

Depois de criada

Na página da OS:

Editar altera os dados (até a OS ser concluída).
Link de acompanhamento cria e compartilha a página onde o cliente acompanha o pedido.
Atividades e Logs guarda anotações com data e autor.
Custo do laboratório registra o Valor da nota do laboratório.
Criar Pedido de Venda transforma a OS em venda quando ela está em Retorno do laboratório — veja Registrar uma venda.

Para imprimir, use o menu ⋯ da OS na listagem → Imprimir: baixa o PDF da OS, com um QR code "Acompanhe seu pedido" para o cliente. No mesmo menu, Deletar apaga a OS sem pedir confirmação e devolve as reservas ao estoque.

O que a OS não faz

Não é um orçamento: o LinceIA não tem orçamento. Ao confirmar, a OS já reserva os produtos no estoque, então abra uma só quando o cliente for seguir com o pedido — veja O que o LinceIA ainda não faz.
Não envia o pedido ao laboratório: não há integração com laboratórios. O laboratório é informado por você, como já faz hoje. O PDF da OS traz a receita (OD e OE, longe e perto, adição, DNP e alturas), os dados da lente e da armação, os itens, os valores e a data prometida — e, quando a DNP e a altura foram medidas pelo celular, a linha Medidas de montagem com quem mediu e como, e o desenho da centragem: serve como pedido impresso para entregar ou enviar ao laboratório, mas é só um documento — imprimir não envia nada ao laboratório.
A OS não tem nota fiscal própria, nem o sinal. A nota dos óculos (NFC-e) sai na entrega, com a venda criada a partir da OS, pelo valor total. Veja Emitir nota fiscal (NFC-e e NF-e).